個人情報保護方針

制定日：　2011年 9月 1日
改定日：　2023年 1月23日
株式会社アクトシステムズ
代表取締役社長　齊藤　清

株式会社アクトシステムズ（以下「当社」という）は、コンサルティングサービス・システム構築サービス等の情報処理サービスを提供する企業として、自らの事業の用に供している全ての個人情報について、個人情報保護の社会的重要性を強く認識し、「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」(JISQ15001)に準拠した個人情報マネジメントシステムを策定し、役員及び従業員はこれを厳守し、個人情報の適切な取り扱いに努めます。

（利用目的）
当社は、個人情報を取得する場合は、事前に利用目的を明確にし、ご本人の同意を得た上で、目的達成に必要な範囲内で適切に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
（法令遵守）
当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び従業員等の個人情報に関して、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号を利用等に関する法令、個人情報保護に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
（提供）
当社は、個人情報を第三者に提供する場合は、法令の規定に基づく場合を除き、事前に明確にした利用目的の達成に必要な範囲内で、ご本人の同意を得た上で提供いたします。
（安全対策・是正措置）
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対して、合理的な安全対策を講じるとともに、万一、問題が生じた場合は、速やかな是正処置を実施します。
（苦情・問い合わせ）
当社は、ご本人からの当該個人情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、提供・利用停止等の要請および苦情、問い合わせに対し遅滞なく対応いたします。
（マネジメントレビュー）
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを役員・従業者に周知徹底し、継続的に見直し改善いたします。

（個人情報に関する問合せ先）

株式会社アクトシステムズ
問合せ窓口　：　総務部　担当部長
住所　北海道札幌市中央区北１条西２０丁目1番27号
　　　　　　　　　　　　井門札幌N120ビル７F
TEL　011-632-8877 FAX 011-616-6655

改定日2024年12月1日

当社における個人情報の取扱いについて（公表文）

1．直接書面以外の方法で取得した個人情報の利用目的について

　❝ご本人から、書面に記載された個人情報を当社宛に直接に取得する❞以外の方法によって取得した個人情報とその利用目的は次のとおりです。

個人情報	利用目的
業務受託により取得したお客様の個人情報	受託したシステムの提供を行うにあたり、データの移行およびセットアップを行うため
協力会社社員の業務経歴書	受託したシステム案件の業務を行うため

2．当社の保有個人データ・第三者提供記録に関する周知について
　(1)　事業者、代表者、個人情報保護管理者
　　　・事業者および代表者　：株式会社アクトシステムズ
　　　　　　　　　　　　　　　札幌市中央区北1条西20丁目1番27号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　井門札幌N120ビル　7F
　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役　齊藤　清
　　　・個人情報保護管理者　：営業部　部長

　(2)　保有個人データおよび利用目的

保有個人データ	利用目的
資料請求やお問合わせを頂いた方の情報	お客様からの資料請求のお問合わせ等の対応を行うために、住所・連絡先等の情報を取得し利用します。
お取引先情報	お取引先との連絡や受託業務履行等を行うために、お取引先の連絡先やご担当者等の情報を取得し利用します。
採用応募者情報	採用応募者への連絡や選考等を行うために、応募者の連絡先、経歴や志望動機等の情報を取得し利用します。
従業員情報	従業員の雇用管理のために、従業員の住所・連絡先・生年月日・健康状態・家族等の情報を取得し利用します。高セキュリティエリアの入退室における指紋認証および室内のカメラ映像を取得し利用します。

　(3)　開示等の手続きについて

　当社の保有個人データに関する“利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止”のお申し出、第三者提供記録の請求等を受けた場合には速やかに対応いたします。開示にあたっては、基本的に電磁的記録を含めて本人が指定された方法により提供します。

“開示等の請求等”に際して提出いただく書類については、以下のとおりです。

①．当社指定の請求書
当社指定の「開示等請求書」ＰＤＦファイルをダウンロードし、印刷して必要事項の全てをご記入ください。
②．ご本人確認のための書類
運転免許証、住民基本台帳カード、パスポート、健康保険被保険証等の本人証明ができる公的書類の写しを、上記①に同封してください。
③．代理人様による「開示等の請求」の場合
・法定代理人の場合
法定代理権があることを確認できる書類（戸籍謄本等）、代理人様の本人証明ができる公的書類（上記②に同じ）
・任意代理人の場合
ご本人の印鑑登録証明書および登録印の押印がある委任状、代理人様の本人証明ができる公的書類（上記②に同じ）
④．「開示等の請求」の手数料について
手数料の請求はいたしません。

　　なお、不明な点がありましたら❝お問合わせ窓口❞へ申し出ください。

　(4)　保有個人データの安全管理措置

　当社で実施する主な安全管理措置は下記ですが、その他の安全管理措置の詳細を確認されたい場合は、下記の“お問合わせ窓口”までご連絡ください。

対応事項	内　容
個人情報保護に係る体制強化	・保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、そのリスクを分析し対応策を講じるなどその保護の体制を整備しています・また、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合(情報セキュリティ対応・個人情報漏えい等発生時対応・苦情対応など)の責任者への報告連絡体制を整備しています。
定期点検・監査	当社各部門における自己点検、監査担当による社内監査を定期的に実施しています。
従業者の教育	秘密保持に関する事項を就業規則に定めると共に定期的な教育研修を通じて周知しています。
社内の物理的安全管理措置	個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置、個人データの取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセス防止を施しています。
技術的安全管理措置	・個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。・個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

3．仮名加工情報の利用目的について

　当社がお客様からシステム導入等において、業務委託を受けた情報を加工して作成した仮名加工情報について以下に公表いたします。

①　仮名加工情報の利用目的
- 受託したシステムの変更(アップデート等)時のデータ確認・動作確認および受託したシステム保守における調査等を行うために利用いたします。
②　仮名加工情報の安全管理措置
- 当社は、作成した仮名加工情報および削除情報(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等および個人識別番号並びに加工の方法に関する情報)について、漏えい又は毀損を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。
③　お問い合わせ窓口
- 【お問い合わせ窓口】TEL:　011-632-8877
- 【受付時間】　　　　平日 10：00～17：00

4．個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情・相談、お問合わせなどございましたら、下記の“お問合わせ窓口”までご連絡ください。

お問合わせ窓口
　株式会社アクトシステムズ　　個人情報苦情・相談窓口　総務部　担当部長
　　　　　　ＴＥＬ：０１１－６３２－８８７７　（平日９時～１７時）
　　　　　　ＦＡＸ：０１１－６１６－６６５５

5．認定個人情報保護団体の名称および、苦情の解決の申し出先について

　　※下記の連絡先は、当社の商品・サービスに関する問合わせ先ではありません。

　　当社の商品・サービスに関する問合わせは、こちらになります。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人　日本情報経済社会推進協会

苦情解決の連絡先　　　　　：認定個人情報保護団体事務局

住所　　　：〒106-0032　
　　　　　　　　　　　　　　　東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

電話番号　　：03-5860-7565　

フリーダイヤル　　　　　　：0120-700-779（※受付時間平日9:30～12:00，13:00～16:30）